La reputación en una empresa no se construye en las juntas. Se construye en los treinta minutos antes y en los sesenta minutos después, y ahí es donde casi nadie hace nada.
Lo que la gente ve como "es muy preparado" casi siempre es alguien que investigó a los asistentes la noche anterior. Lo que ven como "siempre está al día" es alguien que manda el recap antes que nadie. No es carisma, es proceso, y el proceso se puede correr con Claude en minutos.
Son diez movimientos. No los hagas los diez desde el lunes: tres de ellos ya cambian cómo te leen en el equipo.
Antes de la junta
1. Investiga a cada asistente externo
La noche anterior o 30 minutos antes. Con búsqueda web prendida.
Tengo junta [cuando]. Investiga con busqueda web a cada asistente
externo. Por cada persona: (1) quien es —puesto, empresa, antiguedad;
(2) en que esta trabajando hoy: prioridades y declaraciones publicas de
los ultimos 6 meses; (3) que le importa segun su rol; (4) que cambio a
su alrededor en los ultimos 60 dias; (5) su estilo: directo o
diplomatico, de datos o de vision; (6) LA PREGUNTA que le puedo hacer,
atada a algo que dijo o lanzo, sin ser lambiscon; (7) las 3 cosas que
NO debo decir.
Si de alguien no encuentras nada, dilo. No inventes.
Asistentes: [nombres, empresas, puestos]2. Memoriza el objetivo real
Cinco minutos antes. La mayoría de las invitaciones no dice para qué es la junta.
Te pego la invitacion de una junta. Destila el objetivo real en UNA
frase que pueda cargar en la cabeza: "al terminar esta junta vamos a
tener [resultado concreto y medible]".
Si la invitacion es vaga, dime que puedo inferir que quiere el
organizador y un mensaje de una linea para aclararselo antes.
Luego 3 frases para usar si la junta se desvia: una para reencauzar,
una para posponer un tema aparte, y una para cerrar confirmando lo
acordado. Diplomaticas, no de policia de juntas.
Al final dime si el objetivo cabe en el tiempo agendado. Si no hay
objetivo claro, dimelo en lugar de inventarme uno.
Invitacion: [pegala]3. Mapea las prioridades de cada quien
Antes de juntas con directivos. Este es el que cambia si te aprueban o no.
Por cada persona en la junta de mañana, mapea aquello en lo que la
estan midiendo este trimestre. Por asistente: (1) nombre y rol; (2) los
2 o 3 resultados por los que la juzga su jefe —no "crecimiento", sino
la metrica con su numero; (3) su mayor preocupacion ahorita; (4) como
lo que propongo le ayuda a ELLA a llegar a SU numero, en su lenguaje;
(5) el angulo que NO le va a interesar; (6) mi peticion reformulada
para esta persona.
Al final: con quien anclar la conversacion, quien va a empujar mas
fuerte en contra, y el puente que le importaria.
Si no conoces sus metricas, infierelas de su rol y marcalo.
Asistentes: [lista]. Mi peticion: [1 o 2 frases]4. Construye el argumento del otro lado
Antes de cualquier propuesta importante. Con pensamiento extendido.
Voy a defender [mi propuesta] en una junta. Antes, construyeme el caso
mas fuerte EN CONTRA: la version que argumentaria un critico agudo en
ese cuarto.
Usa: los supuestos que estoy haciendo sin darme cuenta, los datos que a
los que deciden les importan mas que a mi, el contexto politico que
podria estar ignorando, el costo de oportunidad, el riesgo de ejecucion,
y el historial de movimientos parecidos aqui.
Luego dame: (1) donde el contraargumento es mas debil y tengo apertura;
(2) donde es mas fuerte y me conviene ceder; (3) LA PREGUNTA QUE NO
PUEDO CONTESTAR y como me preparo; (4) una respuesta de 30 segundos,
tranquila y sin defensiva, a la objecion mas fuerte.
No lo suavices. Si mi propuesta es debil, dimelo.5. Anticipa las tres objeciones
Distinto del anterior: aquí no buscas el mejor argumento contrario, buscas las frases exactas que van a salir.
Voy a presentar [propuesta] en una junta. Predice las 3 objeciones mas
probables de ESTE publico. No preocupaciones genericas: el reclamo
especifico que va a salir.
Por cada una: (1) LA OBJECION EN SU VOZ —la frase literal, no "dudas
sobre el presupuesto" sino "no me queda claro que esto rinda mas que
contratar dos vendedores mas"; (2) quien la va a levantar; (3) que
tiene de legitima; (4) mi respuesta de 30 segundos, sin defensiva; (5)
la concesion que estoy dispuesto a hacer si empujan fuerte.
Al final: cual me tumbaria si me agarra en frio, y LA COMODIN, la
cuarta objecion que nadie predice.
No armes hombres de paja. Que suenen a gente inteligente.6. Cristaliza tus peticiones
Diez minutos antes. Entrar sin la petición escrita es la forma más común de salir sin nada.
Ayudame a cristalizar mis peticiones para esta junta. Por cada una: (1)
LA PETICION en una frase, con numero cuando se pueda —"50 mil de
presupuesto adicional en el tercer trimestre", no "mas inversion en
marketing"; (2) por que importa, en el lenguaje de los que estan en el
cuarto; (3) LA VERSION MINIMA ACEPTABLE; (4) la objecion probable y mi
respuesta; (5) que hago si me dicen que no.
Al final ordenalas: con cual abro, cual negocio, y cual suelto si el
cuarto esta hostil. Y dime LA PETICION QUE ME ENCANTARIA HACER Y
PROBABLEMENTE NO DEBERIA, mas la condicion en la que si valdria.
Mejor 1 peticion fuerte que 5 flojas. No las infles.7. Prepara la pregunta incómoda
Genera tres, usa una. Es el movimiento que más rápido cambia cómo te leen en un cuarto lleno.
Tengo junta sobre [tema, decision que se va a tomar, quienes estan, mi
posicion]. Generame 3 preguntas de abogado del diablo que pueda hacer.
Ni genericas ni tramposas: del tipo que hace que el cuarto se detenga a
pensar.
Por cada una: (1) la pregunta, especifica a este tema y esta gente; (2)
la preocupacion de fondo que saca a la luz; (3) a quien le va a pegar
mas; (4) que van a responder; (5) el fraseo exacto para hacerla sin
quedar como patan ("me gustaria presionar esto con una pregunta..." y
no "si, pero ¿y si...").
Al final: cual de las 3 es la pivotal, la que si se contesta con
honestidad cambia la direccion de la junta.8. Pre-escribe el correo de recap
Se redacta 30 minutos antes, se llena durante, se manda 60 segundos después. Quien escribe el recap controla la versión oficial de lo que pasó.
Redactame una PLANTILLA de correo de recap que pueda llenar durante la
junta y mandar 60 segundos despues de que termine. Es sobre [tema].
Prellena todo lo que puedas y deja corchetes para lo que voy a
completar en vivo.
Estructura: asunto con el tema y "recap y siguientes pasos"; QUE
DECIDIMOS con su responsable; QUE QUEDA ABIERTO con quien lo resuelve y
para cuando; SIGUIENTES PASOS con responsable y fecha; y un cierre
invitando a corregirme, tratando lo escrito como lo acordado si nadie
corrige.
Tono seguro y directo, sin preambulo de disculpa.Durante y después
9. Transcribe y convierte en cuatro salidas
Usa un tomador de notas como Granola durante la junta y después pégale el transcript a Claude.
Te pego el transcript de una junta que acabo de terminar. Convierteme
en 4 salidas:
(1) BITACORA DE DECISIONES: cada decision, quien la tomo, el
razonamiento, y sus condiciones o dependencias.
(2) COMPROMISOS POR PERSONA, en tabla: responsable, tarea concreta (no
"dar seguimiento"), fecha, prioridad. Lo ambiguo, MARCALO: "Tom dijo
que el se encarga pero no se comprometio a una fecha".
(3) CORREOS DE SEGUIMIENTO: uno por asistente, solo con SUS compromisos
mas un recap de 3 viñetas. Enseñame los borradores, no mandes nada.
(4) LO QUE QUEDO ABIERTO: la pregunta, por que importa, quien deberia
tomarla y el siguiente paso.
Salta relleno y platica. Si la junta fue improductiva, dilo.10. Manda seguimientos de tres líneas en una hora
El movimiento más subestimado de todos. Correos de tres líneas: decisión, responsable, fecha.
Acabo de salir de una junta. Redacta un correo de seguimiento de 3
LINEAS para cada asistente al que le debo uno. Formato: decision,
responsable, fecha.
Estructura: asunto con el tema y "recap rapido"; linea 1, lo que se
DECIDIO (no lo que se platico); linea 2, quien hace el siguiente paso y
que hace; linea 3, la fecha y como voy a dar seguimiento. Cierra con
una sola pregunta de si o no que invite a corregirme.
Maximo 3 lineas de cuerpo. Nada de "quedo atento a cualquier cosa".
Personaliza: la linea de decision resalta lo que ESA persona se
comprometio a hacer, y la fecha es la de su tarea.
Ademas: la version para el canal grupal, y el recordatorio de una linea
para quien no conteste en 48 horas.
Contexto: [tema, quienes, que se decidio, quien debe que]El paso que todo mundo se salta: el orden. Hacer los diez desde el lunes se abandona en tres días. Empieza con tres: el 1, el 8 y el 10. Ese trío te convierte en la persona más preparada y la más rápida en cerrar, que son las dos etiquetas que importan.
La hora después de la junta
El bloque de sesenta minutos que casi nadie protege:
- Minuto 0. Abres la plantilla de recap que ya tenías escrita.
- Minuto 5 a 10. Llenas los corchetes con decisiones, responsables y fechas.
- Minuto 15 a 20. Pasas el transcript por el prompt 9 y cruzas contra tu plantilla.
- Minuto 30 a 50. Los correos individuales de tres líneas.
- Minuto 60. Mandas todo.
Lo que esto no arregla
Ninguno de los diez sirve si entras a la junta sin tener nada que decir. La preparación amplifica criterio, no lo sustituye.
Y una advertencia sobre el prompt 7: genera tres preguntas incómodas, usa una. El que hace las tres deja de ser el que piensa distinto y se convierte en el que siempre objeta.
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