La razón por la que casi nadie automatiza nada no es técnica. Es que la automatización se hace "cuando haya tiempo", y entre semana nunca hay tiempo. Así que se queda en la lista de buenas intenciones junto al gimnasio.
Esto es un sprint de fin de semana. Sábado y domingo, unas dos horas y media en total, repartidas en cuatro bloques. Al terminar tienes diez tareas programadas que corren solas y una semana que ya viene armada cuando llegas el lunes.
No son diez ideas: son las diez que yo tengo corriendo, en el orden en que conviene montarlas. Los prompts completos y largos de cada flujo están en esta guía. Aquí va lo que se escribe en la programación y qué revisar antes de dejarlo solo.
Qué necesitas antes de empezar
La programación de tareas vive en la barra lateral, en la sección de tareas programadas. Le dices qué hacer y cada cuándo, y corre sin ti. Antes de programar la primera, conecta correo, calendario, Drive y Slack, y activa la creación de archivos. Sin eso, seis de estas diez no tienen de dónde leer.
Si trabajas del lado de ChatGPT en vez de Claude, el equivalente está en la pestaña de tareas programadas y el límite de tareas activas es más bajo. Si te topas, quédate con las automatizaciones 1, 2, 4, 8 y 10: son las que más rinden solas.
El paso que todo mundo se salta: córrela a mano una vez antes de programarla. Pega el prompt en una conversación normal y mira qué devuelve. La mitad de las automatizaciones que la gente programa nunca sirvieron desde el día uno, y como corren a las 7 de la mañana y nadie las lee, tardan tres semanas en enterarse. Una corrida manual te ahorra ese mes.
Sábado en la mañana: las tres diarias (45 minutos)
Estas tres son las que cambian cómo se siente tu día desde el lunes. Móntalas primero porque son las que te van a convencer de seguir.
1. Triaje de bandeja, diario 7:00
Clasifica lo no leído de las últimas 24 horas, redacta los borradores de lo que sí necesita respuesta y te deja un resumen legible en un minuto. Es la única de la lista que te devuelve tiempo el mismo día que la enciendes.
Todos los días a las 7:00 am: clasifica cada correo no leído de las
últimas 24 horas en urgente, requiere respuesta, informativo o
promoción. Deja borrador en Gmail para los dos primeros grupos. Guarda
el resumen en Drive con la fecha en el nombre. Si no hay nada, escribe
"bandeja limpia" y detente.2. Bitácora del día, lunes a viernes 18:00
Lee tu calendario, tus correos enviados y los archivos que tocaste, y escribe qué entregaste hoy. Parece la menos útil hasta que llega tu evaluación y tienes doce meses documentados.
De lunes a viernes a las 6:00 pm: revisa mi calendario, mis correos
enviados y los archivos que modifiqué hoy. Escribe la entrada del día
en el archivo mensual de bitácora en Drive: qué entregué, en qué juntas
aporté y qué, qué quedó en curso, qué está detenido y las 3 cosas de
mañana. Si el día estuvo vacío, dilo y no inventes.3. Digestión de Slack, diario 8:00
Lo que se decidió, lo que te toca y los hilos donde te etiquetaron y no contestaste. Para un equipo que vive en Slack, es la diferencia entre leer trescientos mensajes y leer ocho líneas.
Todos los días a las 8:00 am: lee mis canales de Slack de las últimas
24 horas. Devuelve qué se decidió, qué quedó abierto, cada tarea
dirigida a mí ordenada por urgencia, y los hilos donde me etiquetaron y
no respondí. Ignora reacciones y conversación fuera de tema.Sábado en la tarde: las dos de juntas (30 minutos)
4. Briefs de las juntas de mañana, diario 18:00
Una página por junta con quién viene, qué se habló la última vez, qué preguntar y qué te van a objetar. La automatización con mejor relación entre esfuerzo y resultado de toda la lista.
Todos los días a las 6:00 pm: revisa el calendario de mañana. Por cada
junta externa o importante —salta los 1:1 recurrentes y las diarias—
guarda un brief de una página en Drive con: datos de la junta, quién
asiste y qué le importa, el último hilo con esa gente, el objetivo real
de la junta, 3 a 5 preguntas y las objeciones probables.5. Investigación de último minuto, cada hora en horario hábil
Para las juntas externas que aparecen el mismo día. No sustituye al brief nocturno: cubre el hueco de lo que se agendó después de que ese corrió.
Cada hora, de lunes a viernes entre 8:00 am y 5:00 pm: revisa si se
agendó alguna junta externa nueva para hoy o mañana que no tenga brief.
Si la hay, investiga a los asistentes y su empresa, y mándame por
correo media página con lo esencial. Si no hay ninguna, no me escribas.Domingo en la mañana: orden y dinero (40 minutos)
6. Limpieza de descargas, viernes 17:00
La única de la lista que toca archivos locales, así que es la que más cuidado pide. Ordena la carpeta de descargas por tipo, archiva lo viejo y deja bitácora de lo que movió.
Todos los viernes a las 5:00 pm: inventaría mi carpeta de descargas,
clasifica cada archivo por tipo y propón a dónde mover cada uno.
Muéstrame los movimientos antes de ejecutarlos. Archiva lo que tenga
más de 60 días sin tocarse. Nunca borres nada sin preguntar y nunca
toques archivos creados hoy. Deja bitácora de lo que moviste.7. Cierre de gastos, día 1 de cada mes
Lee los comprobantes del mes, extrae proveedor, monto y categoría, y arma la hoja. Aquí la ganancia no es tiempo: es que dejes de perder deducciones por comprobantes que nunca capturaste.
El día 1 de cada mes: lee cada comprobante en la carpeta de recibos de
Drive y extrae proveedor, fecha, monto, impuesto, forma de pago y
categoría. Agrégalos a la hoja anual de gastos. Genera el resumen del
mes con total, desglose por categoría, los 5 proveedores más grandes y
las anomalías. Mueve los comprobantes procesados a la carpeta del mes y
mándame el resumen por correo. Nunca borres un comprobante.8. El brief del lunes, lunes 7:30
Tu semana completa con las tres cosas que sí importan, los bloques libres de más de noventa minutos y las cosas que están a punto de caerse. Es la que hace que el lunes empiece decidido.
Todos los lunes a las 7:30 am: arma mi brief de la semana y guárdalo en
Drive. Incluye el mapa de juntas por día con total de horas, los
bloques libres de más de 90 minutos, las 3 cosas de más palanca de esta
semana con el día en que debo hacerlas, los hilos donde yo soy el cuello
de botella, las decisiones que esperan por mí, y las alertas de lo que
está a punto de caerse. Sé opinativo: 3 prioridades, no 8.Domingo en la tarde: contenido (30 minutos)
9. Reciclaje de contenido, domingo 16:00
Convierte una pieza larga en publicaciones para cada red, en tu voz. Solo funciona si primero le diste ejemplos de cómo escribes tú en cada plataforma.
Todos los domingos a las 4:00 pm: toma la pieza larga que dejé en la
carpeta de contenido de esta semana y genera, en mi voz, 8
publicaciones para X, 2 para LinkedIn, 3 pies de foto para Instagram y
1 avance de newsletter. Cada formato en un bloque aparte, listo para
copiar. No agregues datos que no estén en la pieza original.10. Borrador de newsletter, domingo 17:00
Se alimenta de la bitácora diaria que montaste en la mañana del sábado. Por eso va al final: sin las cinco entradas de la semana, no tiene de qué escribir.
Todos los domingos a las 5:00 pm: lee mis entradas de bitácora de esta
semana y arma el borrador del newsletter: una idea central sacada de lo
que realmente hice, tres apartados que la sostengan, y un cierre con lo
que el lector debería hacer distinto. Dame 3 asuntos alternativos. Si
la semana no da para una idea, dilo y no la fabriques.El lunes en la mañana: la revisión que decide todo
El lunes no revises que corrieron. Revisa si sirvieron. Abre las salidas de las diez y pregúntate una sola cosa por cada una: ¿esto me ahorró trabajo o me dio una cosa más que leer?
Lo que veo siempre: dos o tres van a estar mal calibradas la primera semana. El triaje va a marcar como urgente cosas que no lo son porque no le dijiste quiénes son tus clientes. El brief del lunes va a listar ocho prioridades porque no le pusiste el límite. Se arreglan editando el prompt de la tarea, no borrándola.
Y apaga sin culpa las que no sirvan. Diez automatizaciones que nadie lee son peor que tres que sí usas: cada una que ignoras te entrena a ignorar las demás. Al mes deberías tener entre cinco y siete vivas. Ese es el número que se sostiene.