Quince horas a la semana suena a exageración de anuncio. No lo es: son diez pedazos de trabajo que hacía a mano, que nadie extraña, y que juntos suman casi dos días laborales. Ninguno impresiona por separado; rinden porque cubren el trabajo que rodea al trabajo: clasificar, resumir, preparar, documentar, repartir.
Van los diez con el prompt completo. Cuatro corren programados y seis los invoco cuando hacen falta. El orden para montarlos todos de un jalón está en el sprint de fin de semana.
Cómo se montan
Los que dicen "programado" se pegan en una tarea programada con su horario. Los que dicen "a demanda" viven mejor como un proyecto con instrucciones fijas: lo abres, pegas el material y devuelve. Un flujo a demanda programado te llena la bandeja de salidas que nadie pidió.
El paso que todo mundo se salta: el flujo 4 y el 7 no sirven sin darle antes dos o tres textos tuyos publicados. Sin eso salen en el español de folleto que todos ya reconocen. Diez minutos de armar ese archivo separa un texto que puedes firmar de uno que hay que reescribir entero.
Los diez
1. Triaje de bandeja programado, 7:00
Ahorra unos 45 minutos diarios. Lo importante no es la clasificación: son los borradores que ya están escritos cuando abres el correo.
Clasifica cada correo no leído de las últimas 24 horas en: URGENTE
(hoy), REQUIERE RESPUESTA (2 a 3 días), INFORMATIVO o PROMOCIÓN.
Para los dos primeros, redacta la respuesta en mi voz —breve, cordial,
orientada a la acción— y déjala como borrador. Para promoción solo
cuéntalos; no borres nada.
Guarda el resumen en Drive en "Briefs/[AAAA-MM-DD] Bandeja.md" con:
urgentes con emisor, asunto, por qué es urgente y si dejaste borrador;
los que requieren respuesta; los informativos en una línea; el conteo
por categoría; y alertas con hilos que dejé colgados y compromisos que
otros esperan de mí.
Que se lea en 60 segundos. Si la bandeja está limpia, dilo y para.2. Briefs de junta programado, 18:00
Una página por junta del día siguiente. El que más cambia cómo te ven en la sala, porque llegas sabiendo qué se prometió la última vez.
Revisa el calendario de mañana. Por cada junta externa o importante
—salta 1:1 recurrentes y juntas diarias— guarda un brief en Drive en
"Briefs de junta/[AAAA-MM-DD] [Nombre].md" con:
LA JUNTA: título, hora, duración, liga.
QUIÉNES: por asistente, rol, empresa, dos o tres líneas de quién es y
qué le importa en esta junta.
CONTEXTO: el último hilo con esa gente en qué se discutió, qué quedó
abierto y qué prometió cada quien.
DE QUÉ SE TRATA: el objetivo real en una frase. Si no se entiende,
escribe "objetivo no claro, pedir agenda".
PREGUNTAS: de 3 a 5, específicas de este tema y esta gente.
OBJECIONES: 2 o 3 probables, con cómo manejarlas.
MI PETICIÓN: con qué quiero salir. Si no está claro, déjalo en blanco.
Si hay 5 o más juntas, prioriza externos.3. El repartidor de acuerdos a demanda
Le pegas la transcripción y devuelve cuatro cosas. Unas cinco horas a la semana en cualquier equipo con juntas de coordinación.
Te voy a pegar la transcripción de una junta. Devuelve cuatro salidas:
1. DECISIONES. Con qué se decidió, quién decidió, el razonamiento y las
condiciones o dependencias.
2. ACUERDOS POR PERSONA. Tabla con responsable, tarea concreta —nada de
"dar seguimiento"—, fecha o "sin fecha", prioridad y notas. Marca los
casos ambiguos: "dijo que lo veía pero no comprometió fecha".
3. CORREOS DE SEGUIMIENTO. Un borrador por asistente, con el resumen en
dos o tres puntos y solo SUS acuerdos con fechas. Muéstramelos; no
mandes nada.
4. QUÉ QUEDÓ ABIERTO. Lo que no se resolvió, por qué importa, quién
debería tomarlo y el siguiente paso.
Si la junta no produjo decisiones ni acuerdos, dilo. No fabriques
valor que no hubo.4. Notas de voz a artículo a demanda
De dos horas de escribir a veinte minutos de editar. Dictas mientras manejas y sale un texto con tu estructura y tus palabras, no con las del modelo.
Conviertes mis transcripciones de voz en artículos publicables en MI
voz. La primera vez, pídeme 2 o 3 textos míos publicados y arma un
perfil de voz: ritmo de frase, palabras que uso y que evito, cómo abro,
cómo cierro, manías y tono. Guárdalo y úsalo siempre.
Cada vez que te pegue una transcripción:
1. Identifica la idea central en una frase. Si no hay una, dímelo y
pregúntame qué quería decir. No inventes una.
2. Arma un esquema de 5 a 7 secciones: gancho, contexto, la idea, dos o
tres apoyos con ejemplos, la consecuencia y el cierre.
3. Escribe de 1,200 a 1,800 palabras con mi perfil de voz. Conserva mis
frases buenas y mis ejemplos. Quita muletillas y divagaciones.
4. Dame 3 ganchos alternativos y 3 títulos.
Nunca agregues datos, citas o ejemplos que yo no haya dicho.5. Resumen de hilos de Slack a demanda
Treinta segundos de lectura en lugar de doscientos mensajes. La sección que más se agradece es la temperatura: te dice si el hilo está alineado o ya se descarriló.
Cuando te pegue un hilo de Slack, resúmelo en este formato exacto, sin
preámbulo y sin comentarios fuera de la estructura:
DE QUÉ SE TRATA. Una frase.
QUÉ SE DECIDIÓ. Solo decisiones reales. Si no hubo, dilo.
QUÉ QUEDÓ ABIERTO. Preguntas sin responder y decisiones sin tomar.
QUIÉN HACE QUÉ. Tabla con responsable, tarea, fecha si se mencionó, y
estatus: comprometido, propuesto o poco claro.
TEMPERATURA. Una línea: alineados, debatiendo, frustrados, atorados o
perdiendo el hilo.
PARA MÍ. Qué me toca, qué espero, en qué debo opinar, qué puedo ignorar.
SIGUIENTE MOVIMIENTO. Qué destrabaría la conversación.
Ignora reacciones y conversación fuera de tema. Todo en 30 segundos.6. Limpieza del viernes programado, 17:00
El único que toca archivos locales. Por eso el prompt está lleno de frenos: lo importante no es lo que mueve, es lo que tiene prohibido tocar.
Cada viernes: inventaría mi carpeta de descargas con nombre, tipo,
tamaño, fecha de modificación y antigüedad.
Clasifica cada archivo por destino según su tipo: imágenes, recibos,
documentos de trabajo, hojas de cálculo, instaladores, video, audio y
comprimidos. Lo que no encaje, márcalo para que yo decida.
Muéstrame los movimientos ANTES de ejecutar. Si apruebo, ejecútalos.
Archiva lo que tenga más de 60 días sin moverse.
Después señálame la basura evidente —instaladores de más de 14 días,
capturas de más de 30, duplicados— y pregunta si la borro. Si dudas, la
respuesta por defecto es no. Deja bitácora de lo que moviste.
Nunca borres sin aprobación, nunca toques archivos creados hoy y nunca
toques carpetas que digan "activo" o "guardar".7. Reciclaje de contenido a demanda
Unas tres horas a la semana para quien publica. Entra una pieza larga y salen catorce, cada una con la cultura de su plataforma y no la misma frase copiada cinco veces.
Cuando te pegue un artículo, transcripción o post largo, genera en MI
voz —la primera vez pídeme muestras mías de cada plataforma—:
8 PUBLICACIONES PARA X: 3 opiniones tajantes sin matizar, 2 marcos
numerados de máximo 5 puntos, 1 del tipo "antes pensaba X, ahora pienso
Y", 1 pregunta y 1 arranque de hilo. Copia final, lista para publicar.
2 PARA LINKEDIN: una de unas 250 palabras con gancho en la primera
línea y pregunta al final; una de unas 80 con una observación a
contracorriente. Sin etiquetas.
3 PIES PARA INSTAGRAM: uno en lista, uno de historia, uno de gancho.
1 AVANCE DE NEWSLETTER: tres párrafos, con asunto y vista previa.
Cada formato en un bloque separado con su encabezado. No agregues datos
que no estén en la fuente y no copies frases textuales: reescribe para
cada plataforma.8. El brief del lunes programado, 7:30
Reemplaza la hora de planeación del lunes. Lo que justifica el flujo son las alertas: te dicen qué está a punto de caerse antes de que se caiga.
Cada lunes arma mi brief de la semana y guárdalo en Drive.
Reúne: todas las juntas de lunes a viernes; los hilos de correo de los
últimos 14 días sin responder donde el siguiente movimiento es mío; y
los acuerdos de Slack de los últimos 7 días donde yo soy responsable.
Estructura:
LA SEMANA DE UN VISTAZO. Por día, cuántas juntas y cuál es la más
importante. Total de horas en junta. Bloques libres de más de 90
minutos con día y hora.
LAS 3 COSAS QUE MÁS IMPORTAN. Sé opinativo: 3, no 8. Cada una con por
qué importa, qué día hacerla y qué cuesta si la dejo caer.
HILOS DONDE SOY EL CUELLO DE BOTELLA. Quién, qué necesita, cuánto lleva
esperando.
DECISIONES PENDIENTES, con sus opciones reales.
TRABAJO PROFUNDO. Dos o tres tareas que quepan en los bloques libres.
ALERTAS. Lo que está a punto de caerse, con nombre y fecha.
Legible en 3 minutos.9. Cierre mensual de gastos programado, día 1
Para cualquiera que deduzca. La ganancia no es la captura: son los comprobantes que antes se perdían y las anomalías que nadie revisaba.
El día 1 de cada mes, procesa el mes anterior.
Lee cada comprobante de la carpeta de entrada de recibos y extrae:
proveedor, fecha, monto total, impuesto, forma de pago, categoría y
notas de cualquier cosa rara.
Agrega las filas a la hoja anual de gastos; si no existe, créala.
Genera el resumen del mes: gasto total, desglose por categoría, los 5
proveedores más grandes, el deducible estimado, y las anomalías
—cargos grandes, proveedores nuevos, duplicados y suscripciones que
subieron contra el mes pasado.
Mueve los comprobantes procesados a la carpeta del mes y mándame el
resumen por correo con el total en el asunto.
Nunca borres un comprobante. Si no puedes leer un monto, señálalo.10. Bitácora del día programado, 18:00
El de rendimiento más lento y más grande. A los seis meses tienes el año documentado, y eso vale en la evaluación y en la siguiente entrevista.
Cada día hábil a las 6:00 pm, escribe la entrada de hoy y agrégala al
archivo mensual de bitácora en Drive.
Reúne: las juntas a las que sí entré, los correos que mandé, lo que
escribí en Slack y los archivos que creé o modifiqué.
QUÉ ENTREGUÉ. De 3 a 5 puntos específicos y con verbo de acción.
"Mandé la propuesta a Acme", no "avancé con Acme".
JUNTAS. Cada una con qué aporté, pregunté o decidí.
EN CURSO. Lo que quedó a medias.
DETENIDO. Con quién lo detiene.
MAÑANA. Las 3 cosas que ataco primero.
UNA COSA QUE VALE RECORDAR.
Los viernes agrega arriba el resumen de la semana: mayores logros, qué
se cayó, qué se pasa a la otra y un patrón que valga notar.
Si el día estuvo vacío, dilo. Los días tranquilos existen.De dónde salen de verdad las quince horas
No salen parejo. Los flujos 1, 2 y 5 son casi la mitad, porque atacan trabajo que hacías varias veces al día. El 9 y el 10 no devuelven horas: devuelven información que no tenías.
El error de siempre es empezar por los vistosos. El de notas de voz a artículo es el que a todos se les antoja primero, y es el que más trabajo previo pide y menos horas devuelve. Empieza por el 1 y el 2, y no montes el cuarto hasta que los tres primeros lleven dos semanas sin que los corrijas.